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Os preços dos sistemas de reserva para estúdios variam mais do que seria de esperar. Algumas plataformas cobram por reserva. Outras por sala. Algumas ficam com uma parte dos teus rendimentos. E outras escondem o custo real em módulos adicionais que só se tornam evidentes depois do registo. Este guia explica o que custa realmente o software de reservas para estúdios, o que determina esses custos e como calcular o que vais pagar.
Que modelos de preços utilizam os sistemas de reserva para estúdios?
Quatro estruturas de preços surgem repetidamente, e funcionam de formas muito diferentes consoante a ocupação do teu estúdio.
Taxas por reserva
Pagas uma pequena taxa por cada reserva realizada através da plataforma, seja um valor fixo ou uma percentagem do valor da reserva. Parece apelativo com baixos volumes, mas torna-se caro rapidamente. Um estúdio com 400 reservas por mês a 0,50 $ por reserva paga 200 $/mês antes de qualquer custo do plano base. Mesmo para um estúdio de tamanho médio, isto significa pagar mais do que devia. As plataformas que também ficam com uma percentagem dos teus rendimentos pioram ainda mais a situação.
Preço mensal por sala
Pagas uma mensalidade fixa por sala reservável. O custo escala com o tamanho do teu estúdio, não com o volume de reservas. Um mês calmo e um mês movimentado custam o mesmo. É adequado para estúdios que querem saber exatamente o que pagam cada mês... O Jammed usa este modelo.
Níveis de volume de reservas
Pagas com base no número de reservas que recebes por mês, com planos escalonados (por exemplo, até 100 reservas, até 500 reservas, até 2.000 reservas). O SimplyBook.me funciona assim. O risco é que um período movimentado te empurre para um nível superior, e o custo dispare precisamente quando o teu estúdio está a ter melhor desempenho.
Taxa mensal fixa
Um preço fixo único independentemente das salas ou reservas. É comum em plataformas mais antigas ou orientadas para empresas. Pode ser rentável para estúdios grandes, mas é caro se estás a começar.
Quanto custa realmente o software de reservas para estúdios?
Assim se comparam as principais opções em volumes típicos de estúdio.
Jammed
20 $/mês por sala reservável online (preços nos EUA). Um estúdio com 3 salas paga 60 $/mês. Um estúdio com 6 salas paga 120 $/mês. Sem taxas por reserva, sem participação nos rendimentos. O pagamento online via Stripe está incluído em todos os planos. Existe um período de avaliação gratuito de 30 dias sem necessidade de cartão.
SimplyBook.me
Os planos vão desde gratuito (50 reservas/mês) até 9,90 $, 29,90 $, 59,90 $ e 99,90 $/mês em volumes mais elevados. O problema é que as funcionalidades mais úteis para um estúdio, como domínio personalizado, lembretes por SMS e processamento de pagamentos, são módulos adicionais pagos sobre o plano base. Um estúdio com o plano de 29,90 $ e domínio personalizado e lembretes por SMS ativados está provavelmente a pagar entre 40 e 50 $/mês na prática.
AllBooked by Skedda
Os planos são faturados anualmente e começam em 99 $/mês (Core, até 25 espaços), 149 $/mês (Business, espaços ilimitados com os primeiros 15 incluídos) e 199 $/mês (Advanced, 3 espaços com espaços adicionais a 4,99 $ cada). Para um estúdio com 4 a 6 salas, o plano Core a 99 $/mês cobre tudo. Os módulos adicionais custam extra: a Gestão de Visitantes é 99 $/mês e as Subscrições de Membros 99 $/mês. Um estúdio com Core e Gestão de Visitantes ativa paga 198 $/mês. Comparado com o Jammed a 20 $/sala, o AllBooked custa significativamente mais para um estúdio de ensaio típico.
Ferramentas gratuitas (Google Calendar, folhas de cálculo)
Gratuitas, mas com um custo oculto: o teu tempo. Os estúdios que gerem as reservas manualmente costumam gastar várias horas por semana na gestão de reservas, seguimento de pagamentos e coordenação de acessos. Esse tempo tem um custo real, e não recuperas nada quando há uma falta porque não havia nenhum sistema de depósito como apoio.
Quais são os custos ocultos a ter em conta?
Taxas de processamento de pagamentos
Todas as plataformas que aceitam pagamentos online repercutem-te as taxas de processamento do Stripe ou similares. O Stripe cobra 1,4 % + 0,20 EUR para cartões europeus (UE) ou 2,9 % + 0,30 $ por transação (EUA). Isto é separado das taxas da plataforma e aplica-se independentemente do sistema de reservas que uses. Não é exatamente um custo oculto, mas vale a pena incluí-lo nos teus cálculos.
Módulos adicionais pagos
Algumas plataformas anunciam um preço base baixo e depois cobram separadamente funcionalidades que quase certamente vais precisar: domínios personalizados para a página de reservas, lembretes por SMS, sincronização de calendário, aceitação de pagamentos e relatórios. Verifica sempre o que está incluído no plano que estás a considerar antes de te registares.
Tempo de configuração e migração
Mudar de sistema de reservas demora tempo. Precisas de migrar as configurações das salas, recriar a tua estrutura de preços, informar os clientes habituais sobre o novo link de reservas e possivelmente atualizar o teu site. É um custo pontual, mas vale a pena contabilizá-lo se estás a mudar de um sistema existente.
Vinculação contratual
Algumas plataformas, especialmente no segmento empresarial, exigem contratos anuais. Se te registares e o software não funcionar para ti, sair antes do prazo pode ser caro. Procura faturação mensal quando estiveres a comparar opções.
Quanto deve esperar pagar um estúdio de ensaio?
Um orçamento realista depende do tamanho do teu estúdio e de quanto trabalho administrativo queres automatizar.
Um estúdio pequeno com 2 a 3 salas e cerca de 150 reservas por mês deve esperar pagar entre 40 e 80 $/mês por um bom sistema de reservas com pagamento online incluído. Neste tamanho, o preço por sala (como o Jammed) tende a ser o mais económico.
Um estúdio de tamanho médio com 4 a 6 salas e 300 a 500 reservas por mês deve orçamentar entre 80 e 150 $/mês consoante a plataforma e o conjunto de funcionalidades. A este volume, o preço baseado em volume de reservas pode tornar-se mais caro do que o preço fixo por sala.
Um estúdio grande ou uma operação multi-local com 8 ou mais salas provavelmente precisará de comparar planos empresariais diretamente com os fornecedores. Nesta escala, o tempo poupado ao automatizar reservas e pagamentos supera claramente o custo mensal do software.
Vale a pena o software de reservas gratuito para estúdios?
Existem planos gratuitos em plataformas como o SimplyBook.me (50 reservas/mês) e algumas ferramentas de agendamento de uso geral. Podem funcionar para um estúdio muito pequeno ou recém-aberto que ainda não recebe muitas reservas. Mas a maioria dos estúdios ativos atingirá os limites rapidamente, e o tempo gasto a contornar esses limites tende a superar o que teria custado um plano pago.
A pergunta mais útil não é se o software gratuito vale a pena, mas se o teu tempo vale mais do que a mensalidade. Para a maioria dos estúdios passados os primeiros meses, vale.
Como calcular o teu custo real
Para calcular o que um sistema de reservas custará realmente ao teu estúdio, aqui está uma abordagem prática.
Primeiro, conta as tuas salas reserváveis. Se usas preços por sala, multiplica pela taxa por sala. Para o Jammed nos EUA, isso é o número de salas vezes 20 $.
Segundo, estima as tuas reservas mensais. Se a plataforma usa níveis baseados em volume, encontra o plano que cobre o teu volume habitual e sobe um nível como margem para os meses mais movimentados.
Terceiro, lista as funcionalidades de que realmente precisas e verifica quais estão incluídas versus são módulos adicionais no teu plano alvo. Domínio personalizado, lembretes por SMS e pagamento Stripe são as três funcionalidades mais frequentemente pagas à parte.
Quarto, adiciona as taxas de processamento do Stripe como percentagem dos teus rendimentos mensais. Com 2,9 % + 0,30 $ por transação, um estúdio com 5.000 $/mês em reservas pagará cerca de 165 a 175 $ em taxas de processamento de cartão, independentemente da plataforma que use.
Em suma
Para a maioria dos estúdios de ensaio independentes, um bom sistema de reservas custa entre 40 e 120 $/mês no total, incluindo o processamento de pagamentos. A variação depende do tamanho do estúdio, do modelo de preços da plataforma e das funcionalidades incluídas versus cobradas separadamente.
As plataformas que parecem mais baratas inicialmente nem sempre são as mais baratas quando somas o que realmente precisas. Um plano do SimplyBook.me com os módulos adicionais relevantes ativados muitas vezes custa tanto como o Jammed para o mesmo estúdio, sem a simplicidade.
O Jammed oferece um período de avaliação gratuito de 30 dias sem necessidade de cartão, para que possas experimentar tudo antes de decidir.