Dicas importantes para reduzir faltas e cancelamentos de última hora no seu estúdio

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Gerir um estúdio ou outro espaço criativo pode ser muito gratificante, mas, como acontece com qualquer pequena empresa, a perda de receitas pode ser difícil de aceitar. Principalmente quando essa receita foi perdida à última hora devido ao cancelamento de uma reserva sem pagamento ou à ausência de um cliente. Por isso, é importante fazer o possível para mitigar o risco de perda inesperada de receitas e implementar medidas para proteger o seu negócio.

Consequências de não comparências e cancelamentos para o seu negócio

Será justo dizer que o temperamento das almas artísticas, como as que usam o seu estúdio, é um tanto... instável? Talvez não. Mas há uma grande probabilidade de que o seu negócio tenha sofrido o impacto e as repercussões de ações instáveis, como as pessoas simplesmente não comparecerem aos horários pré-agendados, cancelarem à última hora ou chegarem atrasadas.

Tais ações, por mais inocentes que sejam, têm impacto no seu negócio, desde o quanto ganha até à forma como maximiza a sua agenda de reservas. O que para o seu cliente é apenas um lapso de memória ou uma organização deficiente, para uma pequena empresa pode ser o sucesso ou o fracasso.

Faça online – aplicações de reserva dão tração

Um sistema de reservas online oferece não só a facilidade e a rapidez de aceitar reservas e pagamentos automaticamente. Alguns oferecem também estes importantes benefícios adicionais:

• E-mails de confirmação de reserva – a primeira tentativa de um estúdio para fazer com que o cliente se lembre dos detalhes da reserva.
• E-mails de lembrete – a segunda tentativa de fazer com que um cliente entre na porta à hora certa, no dia certo.
• Lembrete da política de cancelamento do estúdio – esta pode ser incluída no rodapé de todos os e-mails de reserva para garantir que os clientes estão cientes das consequências de um cancelamento em cima da hora.

Os e-mails de confirmação e lembrete são enviados automaticamente aos clientes ao reservar através da Jammed. Isto aumenta as hipóteses de os seus clientes manterem as suas reservas e dá-lhe tempo e energia para se dedicar a outros aspetos do seu negócio.

Tenha uma política de cancelamento clara

Uma política de cancelamento pode fornecer a proteção necessária para lidar com não comparências e cancelamentos de última hora sem perder grandes quantias de dinheiro. Para quem paga antecipadamente online, pode oferecer um reembolso de 50% caso cancelem sem aviso prévio suficiente. Embora um reembolso de 50% seja considerado padrão no setor, pode optar por tratar cada cancelamento com base nos seus méritos e decidir caso a caso se manterá esta política no caso de o cliente ser, por exemplo, estudante, pessoa com baixos rendimentos ou cliente regular que conhece bem.

Disponibilizar a sua política de cancelamento (juntamente com informações do estúdio, como morada, estacionamento, equipamento, etc.) no seu website ou aplicação de reservas irá preparar os seus clientes para qualquer eventualidade. Adicionar estes detalhes às conversas por e-mail com os clientes proporcionará o gentil lembrete de que precisam sobre o que esperar. Certifique-se de que o período de cancelamento está claramente definido e que os termos e condições estão escritos em inglês simples, para que não haja espaço para interpretações erradas.

Os e-mails automáticos de reserva e de lembrete enviados pelo sistema de reservas Jammed podem conter políticas de cancelamento como parte do texto do modelo. Estas respostas automatizadas podem ser personalizadas para se adequarem às suas necessidades e refletir a personalidade da sua marca, ajudando a proteger a sua empresa de cancelamentos de última hora, além de eliminar o stress de se lembrar de incluir os Termos e Condições na sua correspondência.

Tenha uma opção de cancelamento "faça você mesmo"

Alguns clientes podem apreciar a oportunidade de cancelar as suas reservas por conta própria através de uma plataforma de reservas online. Se isto incentivar mais pessoas a honrar as reservas ou a cancelar atempadamente, ter esta opção disponível evitará os piores resultados alternativos – não comparência, não pagamento, não regresso da reserva.

Depósitos e notas de crédito

Receber um depósito no momento da reserva é uma forma comprovada de aumentar o poder de retenção de uma reserva. Os utilizadores que pagaram algum valor adiantado, que não será devolvido caso a reserva seja perdida, têm muito mais probabilidade de a manter ou cancelar dentro do prazo estipulado.

As notas de crédito ou os vouchers podem ser uma opção para os proprietários de estúdios que pretendam atenuar qualquer problema criado por um cancelamento ou não comparência, uma vez que podem ser oferecidos para incentivar os clientes a remarcar.

Reservas regulares – faça os clientes entrar na onda

Outra forma de evitar os no-shows é oferecer descontos em grandes quantidades para reservas repetidas. Se uma banda souber que terá um desconto se reservar um horário a cada duas terças-feiras à noite, por exemplo, não só terá um rendimento regular previsível para esses horários, como também terá maiores probabilidades de a banda não se esquecer de aparecer!

Saiba mais sobre a funcionalidade de aprovação de reservas do Jammed.